Email hosting là công nghệ được nhiều doanh nghiệp hiện nay quan tâm nhất. Hầu như các server web tích hợp sẵn cấu hình và sử dụng. Tuy nhiên, bạn đã hiểu rõ Email hosting là gì? Tại sao nên sử dụng nó thay vì email server? Cùng Hosting blender tìm hiểu chi tiết vấn đề này qua bài viết dưới đây nhé.
Email hosting là gì?
Bất cứ lúc nào bạn gửi và nhận email đến doanh nghiệp, có thể bạn thấy một địa chỉ email đã được cá nhân hóa. Địa chỉ đó sẽ hiện thị như: [email protected]. Bạn cần phải có một dịch vụ gọi là Email do hosting cung cấp.
Email hosting là gì?
Khi sử dụng dịch vụ Email hosting này, bạn có thể có hệ thống gửi thư chuyên nghiệp bao gồm thương hiệu của doanh nghiệp. Việc này sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp và tỉ lệ gửi email thành công.
Tại sao nên sử dụng email hosting thay vì email server?
Trước khi tìm hiểu, tại sao nên sử dụng email hosting thay vì email server, chúng ta hãy định nghĩa Email server là gì để có sự so sánh khách quan nhé.
Email server là gì?
Email server là máy chủ dùng để gửi và nhận thư điện tử, đây là giải pháp email cho doanh nghiệp với chức năng quản lý và truyền thông nội bộ, tiến hành các giao dịch thương mại.
Các Email Server thực chất là một Server đám mây hoặc Server vật lý cấu hình biến thành cỗ máy nhận và gửi thư điện tử.
THAM KHẢO: DỊCH VỤ CHO THUÊ MAIL SERVER – Máy chủ Mail lưu trữ tốt, tốc độ cao, bảo mật 100%
Lợi ích khi sử dụng email hosting là gì?
– Bạn được sử dụng tên miền riêng, đây là việc mà các dịch vụ mail miễn phí khác không có.
– Tăng độ chuyên nghiệp và tin cậy thông tin khi gửi email cho khách hàng.
– Có hiệu quả trong việc nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp.
– Tăng tỉ lệ gửi email thành công cao vào inbox.
– Dễ dàng thuận lợi quản trị, điều chỉnh cấu hình cũng như số lượng tài khoản email.
– Đảm bảo tính bảo mật, hạn chế tình trạng spam, blacklist IP, giữ đường truyền email luôn ổn định, thông suốt.
Tại sao sử dụng Email Hosting?
Email Server có máy chủ riêng biệt, thực hiện việc quản trị cho toàn bộ hệ thống mail nội bộ của công ty thì Email hosting cũng cho phép doanh nghiệp của bạn kiểm soát một lượng lớn các email xuất và nhận.
Cả 2 email này đều có tính bảo mật cao hơn các email miễn phí, tiện ích hỗ trợ như email gửi đi luôn nằm trong mục inbox, ngăn tình trạng nội dung có chứa virus, email spam…
Chi phí khi đăng ký 2 loại email này gần như nhau nhưng nhiều dịch vụ cung cấp giá email hosting rẻ hơn email server. Hơn nữa, sử dụng email hosting bạn có thể sử dụng biểu trưng của riêng mình trên tài khoản email, thuận lợi cho phát triển, mở rộng thương hiệu.
Làm sao để sử dụng email hosting thành công?
Chọn nhà cung cấp uy tín.
Chuyên gia lĩnh vực nào sẽ giải quyết tốt vấn đề đó. Nếu bạn đủ khả năng tài chính, hãy chọn nhà cung cấp hosting tại Việt Nam chuyên nghiệp, uy tín. Bạn sẽ được đảm bảo những điều sau:
– Hỗ trợ 24/7.
– Hạn chế tối đa tính trạng spam box, Blacklist IP.
– Tỉ lệ email hợp lệ và gửi thành công đến inbox lên tới 99%.
– Bảo mật tối đa bởi sử dụng hệ thống server chuyên dụng.
– Cung cấp giao diện quản lý dễ sử dụng.
– Tương thích vớ nhiều thiết bị như Laptop, Mobile, PC…
– Tương thích cao với các dịch vụ email như Google, Webmail, Outlook…
– Hỗ trợ chuyển dữ liệu cho khách hàng.
Chọn tên email đúng cách.
– Chọn tên ý nghĩa và ngắn gọn: Email hosting cho phép bạn sử dụng mail tên miền riêng. Với những doanh nghiệp có tên ngắn, bạn có thể giữ nguyên tên công ty ở đuôi như @aophong.vn, @muanhanh.com…. Với những tên dài có thể viết tắt ngắn gọn hơn, dụ tên miền web của bạn là Viryatechnologies.com thì quá dài, bạn có thể rút ngắn lại để tiện việc ghi nhớ hơn như @viryatech.com . Miễn sao email nhìn rõ ràng, dễ hiểu, không gây nhầm lẫn với tên email của công ty khác.
– Đặt tên nhóm, phòng ban rõ ràng: Việc này sẽ giúp bộ máy hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, tránh gây nhầm lẫn công việc giữa các phòng ban. Cách đặt tên email được nhiều người áp dụng như chamsockhachhang@…, customersupport@, sale@….,
– Tránh đặt tên gây hiểu nhầm, nhạy cảm: Nghe có vẻ mông lung, nhưng thực tế đã xảy ra. Ví dụ công ty bán bưởi: @buoingon, rất dễ gây hiểu lầm, khó nhớ cho thương hiệu của bạn. Và lưu ý hãy chọn tên đuôi phù hợp .vn, .com hay .net nhé!
Quan tâm bảo mật hệ thống.
Hàng ngày, dịch vụ email trên thế giới gửi đi khaongr hơn 205 tỷ email, đa số không mang ý nghĩa quan trọng và chỉ nhắm vào mục tiêu tiếp thị. Tuy nhiên, trong số những email đó có những mục chứa thông tin nhạy cảm. Có thể doanh nghiệp bạn sẽ dễ trở thành mục tiêu của hacker. Vì thế, nếu khả năng tài chính cho phép, hãy chọn những dịch vụ mail của công ty chuyên nghiệp, uy tín để đảm bảo tính bảo mật nhé.
Phổ biến quy định rõ ràng.
Khi dùng email hosting có tên miền riêng, là bạn đang đại diện cho cơ quan/tập thể chứ không đơn thuần là vai trò cá nhân. Vì thế, đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp cần phổ biến quy định rõ ràng khi sử dụng email cho công ty.
– Các nhóm, phòng ban nên sử dụng email riêng, tránh gầy nhầm lẫn trao đổi công việc.
– Chỉ sử dụng mail công ty cho công việc. Bất cứ nội dung nào cá nhân không được truyền tải bằng mail công ty, tránh việc ảnh hưởng tới doanh nghiệp khi nội dung mail không tốt.
– Cần xóa tài khoản emaul nhân viên đã nghỉ làm, tránh những trường hợp không hay diễn ra.
Trên đây là những chia sẻ về Email hosting, hy vọng bài viết sẽ hữu ích với những ai chưa hiểu về dịch vụ email nói chung và bắt đầu với email hosting nói riêng. Nếu bạn còn vấn đề gì thắc mắc hãy gửi câu hỏi về cho chúng tôi để được giải đáp chi tiết nhất nhé!
