Dịch Vụ Thành Lập Doanh Nghiệp Tại Hà Nội Cho Website Mới

Nhiều khách hàng tìm đến chúng tôi để làm website bán hàng, nhưng khi hỏi tới chuyện pháp lý công ty thì mới ngớ người ra vì chưa từng nghĩ tới dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Hà Nội. Có bạn còn đùa rằng tưởng cứ có web đẹp, có hàng để bán là xong, giấy tờ tính sau cũng được.

Đến lúc đơn hàng đầu tiên chốt xong, khách hỏi xuất hóa đơn thì mới cuống lên tìm chỗ làm thủ tục thành lập công ty gấp. Chuyện này lặp đi lặp lại nhiều đến mức bên mình gần như đoán được kịch bản từ đầu.

Web lên sóng rồi mà công ty vẫn chưa có mã số thuế

Chủ shop thường dồn hết công sức, tiền bạc vào việc mua hosting, chọn giao diện đẹp, chụp ảnh sản phẩm cho long lanh — toàn những việc nhìn thấy ngay, sờ được kết quả ngay. Còn thủ tục đăng ký kinh doanh thì bị đẩy xuống cuối danh sách, kiểu "từ từ làm cũng được, web chạy trước đã". Nếu bạn cũng đang có kế hoạch xây giải pháp website cho kinh doanh online hiệu quả, đây là lúc nên dừng lại một chút và hỏi: công ty đứng sau cái web này đã tồn tại hợp pháp chưa.

Hậu quả thường đến ngay ở đơn hàng đầu tiên. Khách mua sỉ hoặc khách doanh nghiệp bao giờ cũng hỏi xuất hóa đơn giá trị gia tăng, mà muốn xuất được hóa đơn thì phải có mã số thuế — thứ chỉ có sau khi hoàn tất thành lập công ty. Không ít chủ shop bên mình từng tư vấn phải xin lỗi khách, hẹn lại vài tuần để "hoàn thiện giấy tờ", trong khi đối thủ cạnh tranh chỉ cách một cú click chuột. Mất một đơn hàng thì không đáng bao nhiêu, nhưng mất niềm tin của khách hàng đầu tiên — người vốn dĩ có thể trở thành khách quen lâu dài — thì tiếc hơn nhiều.

Vì sao nên tìm dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Hà Nội trước khi web chạy đơn hàng đầu tiên

Nói tới đây chắc bạn sẽ hỏi: vậy làm web trước hay làm công ty trước mới đúng? Câu chuyện không nằm ở thứ tự làm cái nào trước, mà nằm ở việc hai việc này cần chạy song song, không đợi nhau.

Một công ty được xem là tồn tại hợp pháp khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, kèm theo mã số thuế — con số vừa dùng để đăng ký thuế vừa là mã số doanh nghiệp luôn, không cần xin thêm giấy nào khác. Có tư cách pháp nhân nghĩa là công ty được phép đứng tên ký hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng, thuê nhân viên đúng luật. Nếu bạn nhờ dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Hà Nội làm giúp phần này sớm, đến thời điểm website chạy chính thức thì công ty đã có đầy đủ tư cách pháp lý, không phải chạy đua ngược lại để hợp thức hóa những đơn hàng đã bán trước đó.

Việc còn lại là hóa đơn. Có mã số thuế rồi, doanh nghiệp mới đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được, và đây chính là thứ khách hàng — nhất là khách hàng doanh nghiệp — dùng để đánh giá độ chuyên nghiệp của bên bán. Một cửa hàng online xuất được hóa đơn ngay từ đơn đầu tiên bao giờ cũng tạo cảm giác yên tâm hơn hẳn kiểu "shop cá nhân, chuyển khoản là xong". Nếu bạn quan tâm tới vai trò của website trong hoạt động kinh doanh, thì phần pháp lý phía sau chính là mảnh ghép ít được nhắc tới nhưng lại quyết định việc website có bán được hàng lâu dài hay không. Muốn tìm hiểu thêm về đơn vị chuyên làm thủ tục này ở Hà Nội, bạn có thể xem tại đây.

Chuẩn bị pháp lý và website song song thế nào cho gọn

Đến đoạn này chắc bạn cũng đoán được hướng đi: đừng đợi web xong mới lo giấy tờ, và cũng đừng đợi có giấy phép rồi mới bắt tay dựng web. Dưới đây là cách bên mình thường gợi ý cho khách hàng để hai việc này chạy song song mà không rối.

Ngay khi vừa chốt được ý tưởng kinh doanh và bắt đầu phác thảo giao diện website, đây cũng là lúc nên khởi động hồ sơ đăng ký kinh doanh, thay vì đợi web hoàn thiện một trăm phần trăm mới nghĩ tới chuyện lập công ty. Theo quy định hiện hành, thời gian xử lý hồ sơ hợp lệ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thường khoảng 3 ngày làm việc, nhưng thời gian chuẩn bị hồ sơ, chọn loại hình công ty, soạn điều lệ, xin chữ ký số mới là phần tốn công sức thực sự. Nếu để tới sát ngày ra mắt mới bắt đầu, khả năng cao web sẽ phải "đắp chiếu" chờ giấy tờ, hoặc tệ hơn là bán chui một thời gian rồi mới hợp thức hóa sau. Nếu bạn đang cần một đơn vị đồng hành làm hồ sơ nhanh gọn ngay từ đầu, có thể tham khảo dịch vụ thành lập doanh nghiệp mới để rút ngắn thời gian chờ đợi.

Một lỗi nhỏ nhưng khá phổ biến là tên công ty trên giấy phép một kiểu, tên hiển thị trên website một kiểu, địa chỉ ghi trên hóa đơn lại khác với địa chỉ trụ sở đăng ký. Nghe có vẻ vặt vãnh, nhưng khi khách hàng đối chiếu thông tin trên hóa đơn với thông tin trên website để làm chứng từ kế toán, sai lệch kiểu này dễ khiến họ nghi ngờ độ uy tín. Bên mình thường khuyên khách đồng bộ ba thứ: tên doanh nghiệp đăng ký, địa chỉ trụ sở, và email liên hệ chính thức — tốt nhất nên đăng ký email theo tên miền cho doanh nghiệp thay vì dùng email cá nhân, vừa chuyên nghiệp vừa dễ tra cứu khi có tranh chấp về sau. Ngành nghề kinh doanh đăng ký trên giấy phép cũng cần khớp với những gì bán trên website: web bán mỹ phẩm online thì nên đăng ký mã ngành bán lẻ mỹ phẩm hoặc thương mại điện tử, chứ không thể đăng ký chung chung rồi bán đủ thứ không liên quan, vì khi cơ quan thuế kiểm tra hoạt động thực tế, ngành nghề không khớp dễ bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Để dễ hình dung, đây là lộ trình bên mình hay gợi ý cho khách hàng chuẩn bị công ty mới song song với website bán hàng, tính theo mốc thời gian tương đối — thực tế có thể xê dịch tùy loại hình doanh nghiệp và tốc độ chuẩn bị hồ sơ của từng người:

Ngoài phần đăng ký kinh doanh, một công ty mới thành lập còn phải lo tiếp chuyện kê khai thuế ban đầu, chọn phương pháp tính thuế, đăng ký hóa đơn điện tử — những việc này thường không nằm trong gói làm giấy phép cơ bản. Nếu bạn muốn tìm hiểu phần kế toán thuế đi kèm sau khi có công ty, có thể xem chi tiết ở đây. Chuẩn bị đầy đủ từ đầu bao giờ cũng đỡ mất công hơn để tới lúc cơ quan thuế nhắc nhở mới cuống cuồng đi bổ sung.

Kết luận

Website đẹp đến đâu cũng chỉ là bộ mặt, còn công ty đứng sau mới là thứ quyết định việc bán hàng có hợp lệ hay không. Hoàn tất pháp lý đúng cách, đúng lúc giúp bạn xuất hóa đơn cho khách hàng đầu tiên mà không phải hẹn lại, không phải xin lỗi vì thiếu giấy tờ — và đó chính là ấn tượng đầu tiên với khách hàng, thứ khó lấy lại nếu để mất.

Chúng tôi vẫn hay nói với khách rằng chuẩn bị pháp lý đầy đủ ngay từ đầu không phải việc làm cho có, mà là nền tảng để web chạy êm, đơn hàng vào đều mà không phải giật mình giữa chừng. Nếu công ty của bạn cũng đang trong giai đoạn chuẩn bị ra mắt website, đừng để phần giấy tờ tụt lại phía sau.

Câu hỏi thường gặp

Thành lập doanh nghiệp mất bao lâu để kịp ngày ra mắt website?

Theo quy định hiện hành, hồ sơ hợp lệ thường được xử lý trong khoảng 3 ngày làm việc kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận hồ sơ. Tuy nhiên thời gian chuẩn bị hồ sơ, chọn loại hình công ty, khắc dấu và mở tài khoản ngân hàng mới là phần chiếm nhiều thời gian nhất, nên tốt nhất bạn nên bắt đầu song song với lúc lên kế hoạch website, không đợi web xong mới làm.

Chưa có mã số thuế thì website có được nhận thanh toán không?

Website vẫn có thể nhận chuyển khoản cá nhân, nhưng sẽ không xuất được hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ cho khách hàng vì hóa đơn điện tử gắn liền với mã số thuế của doanh nghiệp. Với khách lẻ có thể chưa để ý, nhưng với khách doanh nghiệp hoặc khách mua số lượng lớn thì đây gần như là điều kiện bắt buộc để họ đặt hàng.

Sau khi thành lập công ty có cần thông báo gì thêm với website không?

Bạn nên cập nhật lại tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ trụ sở ở phần thông tin liên hệ hoặc chân trang của website để khớp với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đây không phải thủ tục bắt buộc phải khai báo với cơ quan quản lý, nhưng giúp thông tin trên hóa đơn và trên website luôn đồng nhất, tránh gây thắc mắc cho khách hàng khi đối chiếu.

Nếu bạn đang chuẩn bị ra mắt website và còn băn khoăn phần thủ tục công ty nên bắt đầu từ đâu, cứ mạnh dạn liên hệ đơn vị tư vấn để được hướng dẫn cụ thể theo đúng mô hình kinh doanh của mình — làm đúng ngay từ đầu bao giờ cũng nhẹ đầu hơn nhiều so với sửa chữa về sau.